Principes fondamentaux des contrats : Des négociations réussies

Certaines personnes ont un talent naturel pour la négociation. Pour toutes les autres, la négociation est une aptitude qui peut être apprise et peaufinée avec la pratique. Les créateurs de musique en début de carrière n’ont peut-être pas encore accès à quelqu’un pour négocier en leur nom (comme les éditeurs de musique, les agents, les gérants ou les avocats) et ils peuvent représenter efficacement leurs propres intérêts s’ils comprennent comment les ententes sont initiées, élaborées et conclues, et comment négocier de manière stratégique.

Les étapes habituelles d’une négociation

Bien que les créateurs de musique puissent conclure différents types d’ententes au cours de leur carrière – en fonction de l’identité de l’autre partie et de la raison pour laquelle elle souhaite s’engager avec le créateur – les phases de négociation de ces ententes sont généralement les mêmes. Ces étapes sont :

1. Présentation et offre initiale

Se déroulant généralement par téléphone ou par courriel, les présentations entre les deux parties leur donnent l’occasion d’apprendre à se connaître, de comprendre leurs besoins et leurs objectifs et d’évaluer s’ils peuvent établir une relation de confiance mutuelle. 

De plus, dans le cadre de cette interaction, une offre comprenant les points les plus importants de l’entente sera généralement présentée au créateur de musique. Ces offres comprennent généralement des propositions de paiements, des dates et des délais, des crédits et les droits et/ou redevances que l’autre partie peut (ou ne peut pas) vouloir que le créateur accorde une licence, une cession, et/ou une renonciation.

Alternativement, dans certains cas, un client ou un licencié peut demander à un créateur de fournir un devis pour ses services sur la base des informations qui lui ont été données sur un projet.

2. Contre-offres des deux parties (au besoin)

Si l’offre est simple (p. ex., un simple contrat de commande ou une entente de synchronisation standard) et que le créateur de musique la juge équitable, cette phase peut ne pas être nécessaire. Mais il est fort probable qu’il y aura au moins un point de l’offre initiale que le créateur souhaitera négocier. La contre-offre peut être présentée immédiatement – même dans le cadre de l’appel téléphonique de présentation, le cas échéant – ou ils peuvent prendre le temps d’examiner l’offre, en la soumettant éventuellement à un agent, un gérant ou un avocat, avant de présenter une contre-offre.

À ce moment-là, l’autre partie peut accepter la contre-offre du créateur ou présenter une autre contre-offre. Et cela continuera jusqu’à ce qu’une des parties accepte, ou décide qu’un accord ne peut être atteint et abandonne la négociation.

3. Entente sur les principaux points du contrat

Pour s’assurer que les deux parties s’engagent à respecter l’entente et, si nécessaire, pour permettre la poursuite des travaux sur le projet avant qu’une entente complète ne soit établie, les éléments clés peuvent être mis par écrit au moyen d’une proposition d’entente et/ou d’un courriel. Ce contrat abrégé notera également que les parties se sont engagées à établir une entente globale à une date ultérieure. Le créateur de musique ou son représentant signera ensuite et renverra le mémo à l’autre partie, et/ou répondra au courriel avec son approbation.

4. Rédaction de l’entente complète

Lorsque vient le moment de rédiger le contrat complet, si le client, le licencié ou le partenaire qui conclut l’entente avec le créateur de musique est bien établi, il fournira généralement la première ébauche. Étant donné qu’ils s’engagent constamment avec les créateurs, ils auront des modèles de contrat à portée de main, et des avocats pour les personnaliser ou les vérifier en fonction des détails spécifiques du projet ou du partenariat.

Occasionnellement, cependant, il peut être demandé au créateur de fournir lui-même une ébauche de l’entente complète (p. ex., s’il est embauché par une société de production indépendante nouvellement établie). Cela peut être avantageux, car cela leur permet de fixer des modalités équitables et favorables dès le début de cette partie de la négociation. En effet, toute entente est susceptible de pencher en faveur de la partie qui la propose.

La Guilde des compositeurs canadiens de musique à l’image (SCGC) fournit des modèles de contrats de production et d’ententes de synchronisation que les créateurs peuvent utiliser. Et la Ligue canadienne des compositeurs (LCC) fournit un modèle de contrat de commande.

5. Mise au point et exécution de l’entente finale

Après qu’une partie ait présenté une première ébauche du contrat complet à l’autre partie, un processus de négociation semblable à l’étape 2 a lieu. Cependant, dans ce cas, puisque les détails les plus importants de l’entente ont déjà été établis, ce sont les points plus fins qui sont élaborés (p. ex., la comptabilité et les vérifications ; les déclarations, les indemnités et les garanties ; la résiliation ; etc.)

Si les deux parties parviennent à s’entendre sur tous les détails de l’entente complète, une fois les révisions nécessaires apportées au document, celui-ci est signé et devient juridiquement contraignant. Si, pour une raison ou une autre, les parties ne parviennent pas à se mettre d’accord sur une version finale du contrat, l’accord tombera à l’eau et les parties iront chacune de leur côté.

Durée des négociations

Du début à la fin, la durée de négociation d’une entente peut varier de quelques jours à quelques mois, en fonction de divers facteurs, dont les suivants :

• À quel point il s’agit d’un contrat standard
• Le nombre de détails à régler
• La flexibilité de chacune des parties
• Le nombre de niveaux d’approbation requis pour chacune des parties
• Si la négociation est soumise à une contrainte de temps

Les propositions d’entente conclues avant les ententes de synchronisation, par exemple, doivent généralement être conclues rapidement, car les superviseurs musicaux travaillant pour les sociétés de production sont souvent soumis à des contraintes de temps très serrées, en particulier lorsqu’il s’agit d’émissions de télévision. C’est pourquoi elles sont généralement standard et peu compliquées, ce qui permet de les examiner et d’y répondre rapidement. En fait, parfois, s’il faut plus de deux ou trois jours pour que le propriétaire de l’œuvre musicale revienne vers le superviseur au sujet de l’accord, le superviseur devra peut-être passer à autre chose et trouver une autre œuvre à synchroniser.

À titre d’exemple, à l’autre bout du spectre, les contrats de production et les ententes avec les compositeurs prennent généralement trois ou quatre semaines pour aboutir à une proposition d’entente, et la mise au point d’une entente complète peut durer des mois. Étant donné que ces accords concernent la création de musique originale, et non l’utilisation d’œuvres existantes, il y a de nombreux détails importants à négocier et à formaliser – y compris la question de savoir si une partie des droits, redevances et/ou autres revenus en aval sera partagée avec le client. De plus, comme le langage juridique de ces ententes peut être complexe, les créateurs comptent souvent sur leurs représentants pour s’y retrouver et le décoder pour eux. Tout cela prend du temps.

Stratégies de négociation

Pour s’assurer de parvenir à un accord équitable, les créateurs de musique ou leurs représentants doivent garder à l’esprit les pratiques d’excellence et les stratégies de négociation suivantes lorsqu’ils s’assoient à la table des négociations.

Soyez rigoureusement préparés

Avant d’entamer toute négociation, il est important pour les créateurs de musique de faire leurs devoirs dans un certain nombre de domaines. 

En faisant des recherches approfondies sur l’autre partie à l’avance, le créateur de musique comprendra mieux comment le client, le licencié ou le partenaire potentiel fonctionne et quelles sont ses attentes.

 
Par exemple, lorsqu’une société de production l’approche pour un projet, le créateur de musique doit examiner la production créative passée de la société, si elle a la réputation de collaborer de manière respectueuse ou si elle a des antécédents de conflits, et quels créateurs elle a engagés auparavant. Il peut même être utile de parler directement à ces autres créateurs pour connaître leurs expériences avec le client. Et s’il y a plusieurs parties impliquées dans les négociations du côté du client, il est utile de déterminer les relations professionnelles et personnelles entre elles. Par exemple, comment se connaissent-elles? Comment travaillent-elles ensemble? Qui sont les principaux décideurs?

Les créateurs doivent également essayer d’en savoir le plus possible sur le projet qu’on leur propose, par exemple le budget global, le budget musical, le diffuseur ou la plateforme auxquels il est destiné, si un distributeur est attaché, s’il s’agit d’une coproduction et, le cas échéant, qui sont les autres producteurs, etc. Ils doivent se sentir libres de poser à l’entreprise autant de questions qu’ils le souhaitent.

Il est également important pour les créateurs de musique de comprendre leurs propres besoins et désirs dès le début des négociations. À cette fin, ils doivent se poser de nombreuses questions :

• Sont-ils à l’aise d’être associés à ce projet et/ou à la partie qui les engage?
• Qui profitera le plus de cette collaboration – le créateur, l’autre partie, ou aucun des deux?
• Le créateur a-t-il un moyen de pression, par exemple, offre-t-il quelque chose d’unique, est-il en demande, l’autre partie s’est-elle mise dans une situation délicate en termes d’échéancier, etc.
• Est-il possible que cette collaboration débouche sur d’autres engagements à l’avenir?
• Que considèrent-ils comme une fourchette acceptable pour les frais initiaux de ce projet ou partenariat?
• Si on leur propose des honoraires moins élevés, sont-ils suffisamment enthousiastes à l’idée de travailler sur le projet ou avec l’autre partie pour justifier leur acceptation?
• Doivent-ils demander une compensation supplémentaire pour couvrir certaines dépenses comme l’embauche d’interprètes, les frais syndicaux, les déplacements et l’hébergement, etc.?
• Le calendrier du projet ou les modalités de l’entente sont-ils réalistes et acceptables?
• Souhaitent-ils conserver la propriété totale ou partielle du droit d’auteur sur leur œuvre musicale et leur enregistrement sonore, si tel est le cas?
• S’ils sont prêts à céder une partie ou la totalité du droit d’auteur à l’autre partie, comment cela doit-il se refléter dans les honoraires?
• Quelles autres sources de revenus générées par l’utilisation du droit d’auteur (p. ex., redevances, ventes de bandes sonores, etc.) sont-elles prêtes à partager avec l’autre partie, et quelle est la part de chacune?

Lorsque l’entente porte sur une œuvre musicale spécifique (p. ex., une entente de synchronisation), le propriétaire doit également se présenter à la négociation prêt à fournir les informations dont l’autre partie aura besoin pour déterminer rapidement si l’œuvre peut être utilisée légalement, et comment obtenir les autorisations appropriées. Cela comprend les détails des licences précédentes – c’est-à-dire si des licences sont encore valables et si elles sont exclusives ou non –, une liste de tous les propriétaires – c’est-à-dire tous les auteurs, les éditeurs et toute autre personne pouvant détenir une partie du droit d’auteur – et la manière dont les redevances doivent être réparties entre eux. 

Quel est votre prix?

Lorsqu’un montant initial fait partie d’une entente, il y a des avantages et des inconvénients à lancer le premier chiffre dans une négociation. 

D’une part, si le côté du créateur ne connaît pas le budget avec lequel l’autre partie travaille, il court le risque soit de demander trop d’argent et de se retirer potentiellement de la compétition, soit de demander trop peu et de se vendre au rabais.

D’un autre côté, le fait de commencer permet au créateur d’encadrer la discussion sur la rémunération. Sachant que l’autre partie va presque certainement essayer de négocier des honoraires inférieurs à ceux proposés, le créateur peut proposer un chiffre supérieur à celui qu’il est prêt à accepter, en espérant que le chiffre sur lequel les deux parties s’accordent finalement sera probablement équitable. En d’autres termes, il est toujours bon de viser haut pour se donner de la marge de manœuvre tout en restant dans une fourchette que vous considérez comme équitable.

Parfois, l’autre partie partagera son budget musical, ou le tarif qu’elle a en tête, afin de lancer la discussion et il vaut la peine de lui demander quel est ce chiffre si elle ne le fait pas – bien qu’elle puisse ne pas vouloir le dire. Cela révélera immédiatement la valeur qu’ils accordent à la musique pour leur projet. 

À partir de là, le côté du créateur peut déterminer s’il peut œuvrer dans les limites de ce budget. Si la rémunération est un peu inférieure à ce que le créateur est prêt ou capable d’accepter, il est préférable de demander s’il y a une marge de manœuvre et de nommer un montant plancher réaliste. Cette approche claire et directe est courante et les négociateurs la respectent. 

Et même si l’autre partie n’est pas en mesure d’augmenter les frais, le créateur peut être en mesure de suggérer certaines modifications des modalités de l’entente qui lui permettront d’accepter le montant inférieur. Par exemple, ils peuvent demander plus de ressources ou de temps pour faire le travail, ou demander une compensation sous forme d’échange, par exemple, si un client réalise des vidéos, il serait peut-être prêt à tourner un court documentaire « making of » mettant en valeur les compétences du créateur de musique.

Idéalement, à la fin de la discussion, les deux parties seront satisfaites du résultat et n’auront pas l’impression d’avoir été trompées ou d’avoir trop cédé.

Savoir « lire » l’autre partie

Bien que la plupart des meilleurs négociateurs aient perfectionné un « poker face », il existe encore potentiellement un certain nombre de moyens de savoir quand la « ligne » à laquelle ils se retireront s’approche.

Il peut y avoir un changement dans le ton de leur voix ou de leur écriture, ou un changement dans leur langage corporel qui suggère de la frustration ou de l’impatience. De plus, ils peuvent commencer à se passer des plaisanteries ou des tentatives d’humour et devenir plus directs.

Parfois, ils sont simplement employés comme moyens de pression, et les créateurs de musique feraient bien de les étudier pour pouvoir les identifier facilement. Une fois qu’il est clair que ces cartes sont jouées, les créateurs peuvent décider de rester ou non à la table. Souvent, ces stratégies combatives peuvent être désamorcées lorsqu’elles sont nommées ou ignorées.

En général, l’autre partie indique clairement quand elle a atteint sa limite. Ils peuvent ne pas être en mesure de concéder sur certains points, mais ils expriment souvent l’espoir que le créateur est toujours ouvert à accepter l’entente telle qu’elle est. Ils peuvent également utiliser des modalités telles que « ligne rouge », « condition sine qua non », « non négociable », « offre finale », etc., et ils peuvent indiquer qu’ils devront « passer à autre chose » si aucun consensus ne peut être atteint.

Les deux parties devraient généralement être en mesure de dire si l’autre souhaite réellement aller jusqu’au bout de l’accord ou si elle adopte une approche sans engagement « à prendre ou à laisser », mais parfois les gens sont tout simplement indéchiffrables et imprévisibles.

Savoir quand se retirer

Chaque créateur de musique doit décider lui-même si et quand il renoncera finalement à un contrat, mais il existe un certain nombre de raisons valables pour lesquelles une telle action peut être justifiée. Par exemple :

• Si, en acceptant les modalités, le créateur a l’impression que les coûts dépassent largement les avantages (p. ex., les frais proposés sont inacceptablement bas).
• Si certains aspects de l’entente vont à l’encontre de leurs attentes – et/ou des attentes de l’industrie – de ce qui est juste… 
• S’ils ont le sentiment que l’autre partie ne négocie pas de bonne foi ou est volontairement trompeuse (p. ex., des détails apparaissent dans le contrat qui diffèrent de ce qui a été discuté)
• S’ils ont des raisons de croire que, malgré les meilleures intentions, l’autre partie ne sera pas en mesure de remplir ses obligations
• Si le créateur pense qu’il ne sera pas en mesure de respecter ses propres obligations pour une raison quelconque (p. ex., l’échéancier n’est pas réaliste).
• Si un élément de l’entente est contraire à l’éthique, légalement discutable ou susceptible de menacer leur réputation auprès de leur société collective, par exemple, si l’autre partie exige les droits d’exécution d’une œuvre, même s’ils ont déjà été cédés à la SOCAN.

Il convient également de noter que, même si le créateur de musique est finalement satisfait des principes fondamentaux de l’entente, si la conduite de l’autre partie lui laisse un sentiment de rancune, cela peut être une raison suffisante pour se retirer. L’amertume n’est pas propice à une relation de travail harmonieuse.

Demandez de l’aide au besoin

Impossible de tout savoir, c’est pourquoi les créateurs de musique ne devraient pas avoir peur ou être gênés de demander de l’aide pour tout aspect de la négociation lorsque cela est nécessaire. En fait, il est tout à fait normal et stratégique de le faire, car cela augmente la probabilité qu’ils obtiennent la meilleure offre possible.

Quand demander de l’aide

Une indication claire qu’une aide est nécessaire est si le créateur ne comprend pas certains des points de l’entente discutée ou s’il ne sait pas lesquels sont les plus importants sur lesquels se concentrer. De même, il peut y avoir un langage contractuel qu’il leur est difficile ou impossible de traduire, même après avoir effectué des recherches. Une consultation avec un expert juridique peut apporter la clarification et la tranquillité d’esprit dont vous avez tant besoin.

Et même si le créateur comprend parfaitement ce que dit le contrat et quels en sont les aspects essentiels, s’il ne se sent pas à l’aise pour négocier pour une raison quelconque (p. ex., il est nouveau dans la profession, ce type d’interaction lui cause du stress ou de l’anxiété, etc.), il devrait sérieusement envisager de faire appel à un représentant expérimenté pour le faire en son nom.

Une autre circonstance qui justifie d’avoir recours à de l’aide extérieure est lorsque le créateur n’est pas certain que les tactiques de l’autre partie ont dépassé le stade de la « négociation serrée » pour entrer dans le domaine de l’intimidation, de la menace, du mensonge et/ou de la manipulation. Pouvoir faire confiance au client, au licencié ou au partenaire potentiel est absolument vital pour le succès de la collaboration, et demander l’avis d’un expert pour savoir si l’autre partie est digne de confiance – ou si une perte de confiance peut être restaurée – aidera à protéger le créateur. Et s’ils sont poussés à prendre une décision immédiate, ils doivent expliquer que la négociation a atteint un point où ils doivent consulter un expert, et donner une indication du moment où ils seront en mesure de revenir à l’autre partie.  

Où se tourner pour trouver de l’aide

En matière de négociation, les avocats, agents et gérants expérimentés et compétents sont généralement les mieux placés pour aider les créateurs de musique. Alors que les agents et les gérants, qui travaillent généralement à commission, ne représentent habituellement que les créateurs qui ont déjà obtenu un certain succès professionnel, les avocats peuvent être engagés à tout moment, à condition que le créateur puisse se le permettre.

Les frais juridiques peuvent varier énormément. Il est souvent beaucoup plus abordable de payer des honoraires fixes pour un service défini que de faire appel à un avocat sur la base d’un mandat ouvert ; les créateurs doivent se renseigner sur ce point avant de faire appel aux services d’un avocat. Il est conseillé de tâter le terrain avec une ou deux consultations avant de décider de devenir un client régulier. Et si cela n’est toujours pas à la portée de leur budget, les créateurs devraient chercher à obtenir des conseils juridiques gratuits ou abordables.

Les associations professionnelles peuvent également apporter leur soutien, car elles offrent une multitude de ressources professionnelles ainsi qu’un accès aux communautés de créateurs de musique. À titre d’exemple, La Société professionnelle des auteurs et des compositeurs du Québec (SPACQ) examine et donne son avis sur les contrats gratuitement au bénéfice de ses membres, et la SCGC propose une liste de discussion qui invite les créateurs à envoyer par courriel leurs questions à tous les membres abonnés. Il existe également des réseaux de pairs indépendants qui offrent aux créateurs un aperçu inestimable, par exemple des groupes Facebook comme « Perspective : A Forum for Film, TV, and Media Composers », « Producers & Songwriters », et « International Composers Network ».

Il convient toutefois de noter que le paysage juridique relatif aux médias et aux droits d’auteur est en constante évolution, de sorte que toutes les ressources consultées doivent avoir été créées au cours des deux ou trois dernières années pour être pertinentes et utiles.