Les feuilles de repérage changeant souvent de mains à plusieurs reprises, les occasions d’y introduire des erreurs sont nombreuses. Et si l’une des informations qu’ils contiennent est incomplète ou incorrecte, cela peut entraîner des calculs et des paiements de redevances inexacts. Pour atténuer cette possibilité, voici quelques « pratiques d’excellence » en matière de rapports de contenu musical pour les créateurs de musique canadiens :
- Au début de chaque projet, établissez clairement quelle partie soumettra le rapport de contenu musical ; les petites sociétés de production peuvent ne pas savoir que c’est généralement leur responsabilité de le faire.
- Demandez à voir le rapport de contenu musical rempli avant que la société de production ne la soumette à la SOCAN afin que les informations puissent être vérifiées.
- Si la définition de certains termes n’est pas claire (p. ex., thème ou musique de fond), consultez le document Comment remplir un rapport de contenu musical de la SOCAN pour obtenir des précisions.
- Vérifiez que le bon numéro Interested Party Information (IPI) figure à côté du nom de chaque créateur et éditeur sur le rapport de contenu musical. Ce numéro leur est unique et assurera qu’ils ne sont pas confondus avec des personnes ou des entreprises semblables.
- Vérifiez que la durée totale de la musique notée sur le rapport de contenu musical ne dépasse pas la durée de la production elle-même. Le document ne sera pas accepté si tel est le cas.
- Au besoin, faites un suivi auprès de la société de production pour confirmer que la feuille de repérage a été soumise à la SOCAN, et demandez-en une copie.